Le magazine Saisir est le principal support de communication papier de l’ASSEDEA. Il doit rassurer, créer de la fierté et servir de carte de visite à l’association.
Il a pour vocation de partager des témoignages, des articles et des trucs et astuces de manière ludique afin de promouvoir l’agénésie des membres. Il paraît en octobre à fréquence annuelle au format « poche » et comprend une centaine de pages.
La réalisation du magazine Saisir se décompose en huit phases :
1. Composition de l’équipe de rédaction
2. Définition de la ligne éditoriale
3. Collecte des articles
4. Mise en forme des articles
5. Mise en page graphique
6. Relecture
7. Impression
8. Distribution
1. Composition de l’équipe de rédaction
Lors de la Journée des familles, nous réalisons notre AG et, à la suite de celle-ci, nommons le rédacteur en chef du Saisir que nous appelons chef de projet, en interne. En effet, nous ne sommes pas des professionnels de l’édition ni des journalistes ; nous sommes tous concernés par l’agénésie directement ou indirectement et voulons faire quelque chose pour l’association qui nous apporte au quotidien tant de choses.
Une fois nommé, ce dernier recontacte les personnes du groupe de travail de l’année précédente pour savoir si elles sont toujours partantes et convoque une première réunion via téléphone ou Skype afin de distribuer un rôle à chacun (selon la volonté de chacun et les besoins du magazine) et de choisir la ligne éditoriale. Un appel à candidature est réalisé afin de venir grossir les rangs du magazine.
« Depuis plus de trois ans je sais réellement que je ne suis plus seule à vivre avec l’agénésie. Alors donner de mon temps et partager mon expérience pour une valeur importante à mes yeux, c’est naturel. »
Témoignage d’Aurélie : Nouvelle membre 2016 du groupe de travail
« Cela faisait plusieurs années que je voulais me rendre utile et apporter mon aide aux bénévoles qui font vivre l’association. Cela m’a semblé naturel de m’investir tout comme d’autres l’ont fait avant moi, pour apporter des réponses, un soutien, des perspectives, aux parents démunis souvent lors de la naissance d’un enfant «différent». Nous n’avons pas suivi le circuit standard, nous avons bifurqué sur une autre route, faite d’imprévus qu’il nous faut savoir envisager et surmonter pour que notre route soit aussi belle que la promesse d’un enfant.
Les parents et les enfants que nous avons croisés à l’ASSEDEA ont dissipé nos peurs et nos appréhensions et nous ont offert de belles perspectives d’avenir.Il y a différentes manières de soutenir l’association, en courant lors de la course des héros, en participants aux études du projet PICRI , en aidant à la rédaction du Saisir, en témoignant…»
Témoignage de Caroline : Nouvelle membre 2016 du groupe de travail
3. Collecte des articles
C’est la phase la plus longue, mais aussi la plus importante de la création d’un Saisir, elle s’étend de janvier à fin juin.
Des réunions régulières (janvier, mars, mai et juin) sont réalisées via téléphones ou Skype afin de s’assurer du bon respect du rétro-planning et de la bonne collecte des articles.
Lors de cette phase les membres du Saisir font des appels à témoignages, récupèrent les articles, les photos (uniquement en HD, en haute définition – les scans non professionnels d’articles de presse ne peuvent pas être intégrés dans le magazine, car la qualité n’est pas suffisante (soit illisible, soit la photo est floue). Ils peuvent faire des recherches sur un thème particulier ou ils rédigent un article.
Témoignage de Carine, Responsable de dossier : « Il faut savoir qu’à l’heure d’aujourd’hui, 70% des articles du Saisir sont le fruit de personnes extérieures à la rédaction du Saisir. Il ne faut donc pas forcément être journaliste ou écrivain pour rejoindre l’équipe, juste être motivé alors n’hésitez plus. »
4. Mise en forme des articles
Cette phase de relecture syntaxique et de mise en forme débute en même tant que la collecte des articles pour se terminer fin juillet. Les articles sont relus plusieurs fois par des personnes différentes afin de supprimer toutes les coquilles. Ils peuvent être amenés à reformuler et/ou récrire certains passages si nécessaire pour être en phase avec la ligne éditoriale et avoir un article à la portée de tous (langage, facilité de lecture, technicité, etc.). En cas de modification importante, l’auteur de l’article est prévenu et son accord est sollicité, ou une demande est faite à l’auteur pour qu’il modifie son article.
« C’est un véritable travail de groupe très important afin de rendre un travail le plus professionnel possible, quatre yeux valent mieux que deux. »
Témoignage de Benoit W., responsable Relecture syntaxique
5. Mise en page graphique
Le mois d’août est consacré à la mise en page du magazine. A ce stade plus aucun article ne peut être rajouté sans l’accord du responsable Graphique.
Elle se réalise en cinq phases :
• Réalisation des couvertures (suivant le choix de la rédaction)
• Sélection et ou/Retouche des photos (si nécessaire)
• Mise en page des articles
• Réalisation du sommaire
• Concaténation de l’ensemble en un seul document
« Le magazine est un des moyens de rentrer en contact avec les familles. Il est important qu’il soit agréable à feuilleter, de plus il doit plaire aux plus grand nombre, des plus jeunes aux plus anciens, des nouveaux aux habitués. »
Témoignage de Fred, responsable Graphique
6. Relecture
Cette phase se réalise fin aout début septembre. Elle consiste en la réalisation d’une relecture du magazine mis en page afin de déceler : les coquilles, les dernières fautes d’orthographe, les éventuels problèmes de mise en page / mise en forme, la communication des remarques aux bénévoles en charge de la mise en page graphique et l’intégration des retours de ses bénévoles.A la fin de cette phase-là, le magazine au format numérique est terminé ; il est à l’identique de celui que vous recevrez chez vous quelques semaines plus tard en format papier.
« Cette phase est très importante afin de gommer le maximum de coquilles dans le document final. Ce magazine est notre vitrine, il faut donc tout faire pour qu’il soit parfait… ou presque… »
Témoignage d’Alice, membre de l’équipe Relecture maquette :
7. Impression
Cette phase est réalisée en septembre. Elle n’est pas réalisée entièrement en interne, nous n’avons bien sûr pas d’imprimerie.
Quatre phases sont à identifier :
• Le devis : Demander des devis à différents imprimeurs en précisant la quantité à imprimer et les caractéristiques du document (nombre de pages, format, qualité du papier,
couleurs, recto/verso, etc.)
• Le choix du prestataire : Choisir en accord avec le trésorier un imprimeur (meilleure offre qualité / services / prix)
• Validation du BAT (« bon à tirer » : c’est le document que l’imprimeur sort après avoir enregistré la maquette de notre magasine dans son logiciel d’impression) : Avant toute impression, une dernière relecture est réalisée afin de valider définitivement le magazine.
• L’envoi « en gros » des exemplaires : Les exemplaires sont acheminés de l’imprimeur vers le domicile d’un de nos bénévoles par un transporteur (2 à 3000 exemplaires sur palettes).
Témoignage de Benoit W., responsable Impression : « Nous sommes souvent juste en temps, et nous avons besoin d’un imprimeur compréhensif et réactif afin de sortir à temps notre magazine. Depuis plusieurs années, nous faisons confiance à la société SIPAP OUDIN, qui nous le rend bien, puisque le Saisir arrive toujours à temps. Merci à eux. »
8. Distribution
Début octobre, les magazines sont expédiés, le but étant que chaque adhérent reçoive le magazine au moment de la Journée des familles et de l’Assemblée Générale.
Il faut pour cela mettre sous pli chaque magazine, un par un, inscrire l’adresse sur l’enveloppe (réaliser les étiquettes par « publipostage ») et porter le tout à la poste.
Au fil de l’année, des magazines sont envoyés au compte-gouttes aux personnes qui en font la demande, diffusés sur des salons, lors de colloques, dans des services spécialisés, etc.
« C’est un gros travail qui nécessite un peu d’aide de la famille et des amis pour la mise sous pli. Il est très important que chacun envoie ses coordonnées en cas de changement d’adresse. Un nombre important de magazines nous est retourné par la poste en NPAI (« n’habite pas l’adresse indiquée ») ; c’est du gaspillage de temps et d’argent inutile. »
Témoignage de Pierre, responsable Envoi des Saisir
« Voilà maintenant, notre magazine Saisir n’a plus de secret pour vous, alors n’hésitez pas à venir nous rejoindre pour l’édition 2017. Une chose encore, tous nos échanges, réunions se réalisent via mails, téléphone ou Skype, nul besoin d’habiter dans un secteur géographique déterminé, vous n’aurez plus d’excuses… Allez, bonne lecture à tous.»
Eric Chef de projet Saisir 2016
L’équipe du Saisir
Redactionsaisir@assedea.fr
